3 Möglichkeiten, Mitarbeitern zu helfen, sich mit Berichtssystemen und -protokollen wohl zu fühlen

2021 war ein historisches Jahr für das Whistleblower-Programm der U.S. Securities and Exchange Commission (SEC). Im vergangenen Jahr vergab die SEC die größte Anzahl an Auszeichnungen, sowohl in Bezug auf die Höhe der Auszeichnungen als auch in Dollar in einem bisherigen Jahr. Dies war teilweise auf die Rekordzahl an Ratschlägen zurückzuführen, die er erhielt – über 52.000. Dies folgte auf einen erheblichen Rückgang der Meldungen an die internen Meldesysteme von Organisationen im Jahr 2020, wahrscheinlich teilweise aufgrund der Pandemie. Darüber hinaus zeigt eine frühe Analyse der Daten von 2021, dass das interne Meldevolumen zwar höher, aber noch nicht auf das Meldeniveau vor der Pandemie zurückgekehrt ist.

Es ist unwahrscheinlich, dass das Potenzial für illegale Handlungen zurückgegangen ist, insbesondere wie in dem an die SEC übermittelten Protokoll vermerkt. Melden Mitarbeiter Vorfälle also nicht? Oder gehen sie direkt zu externen Meldemöglichkeiten? Beides ist nicht gut für Organisationen, die sicherstellen möchten, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie intern sprechen.

Es gibt zwei häufige Gründe, warum Mitarbeiter Fehlverhalten nicht melden. Erstens befürchten sie möglicherweise Vergeltungsmaßnahmen durch das Managementteam und / oder die Personen, die dies melden. Zweitens haben sie möglicherweise auch das Gefühl, dass aus ihren Berichtsbemühungen nichts wird.

Während es Anreize für Mitarbeiter gibt, ihre Bedenken und Beschwerden, einschließlich finanzieller, wie SEC Whistleblower, zur Sprache zu bringen, gibt es Schritte, die Compliance-Manager und andere Führungskräfte unternehmen können, um Vertrauen in ihre internen Meldesysteme aufzubauen, damit sie Probleme vorher proaktiv angehen können sie eskalieren weiter.

Auch wenn einige Organisationen denken mögen, dass weniger Meldungen weniger Vorfälle bedeuten, kann dies nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Tatsächlich zeigen mehrere Berichte, dass sich die Mitarbeiter beim Sprechen wohlfühlen – ein Zeichen für eine großartige Unternehmenskultur und ein starkes Compliance-Programm. Darüber hinaus kann eine proaktive Strategie, die Mitarbeiter ermutigt, sich zu äußern, verhindern, dass Vorfälle Schlagzeilen machen – eine Situation, die kein Unternehmen will.

Vor diesem Hintergrund gibt es drei Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu ermutigen können, sich mit Meldesystemen und -protokollen wohl zu fühlen, und gleichzeitig die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen oder Untätigkeit ansprechen können.

Schulen Sie Manager darin, wie Berichte richtig empfangen und verwaltet werden.

Jede Organisation sollte Berichte von Mitarbeitern erhalten – auch wenn sie oberflächlich betrachtet alltäglich erscheinen. Tatsächlich können Führungskräfte aus Vorfällen, die weniger schwerwiegend erscheinen, am meisten über ihre Geschäfts- und Organisationskultur lernen.

Der erste Schritt zur Normalisierung der Sprachkultur besteht darin, sicherzustellen, dass alle Manager die Bedeutung des Berichtsprozesses verstehen und vor allem, wie sie die ihnen gestellten Fragen beantworten können. Den meisten Mitarbeitern wird gesagt, dass sie in besorgniserregenden Zeiten „mit ihrem Vorgesetzten sprechen“ sollen, aber viele Vorgesetzte wissen nicht, wie sie Berichte erhalten, die nächsten Schritte steuern, um Maßnahmen zu ergreifen und Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern.

Aus diesem Grund ist es für Organisationen von entscheidender Bedeutung, gründliche und sich wiederholende Compliance-Schulungen durchzuführen, die hervorheben, wie Manager auf allen Ebenen, aber vielleicht am wichtigsten, Vorgesetzte der ersten Linie, am besten interne Berichte erhalten, Risikobereiche identifizieren und warum Probleme oder Potenziale bei der internen Berichterstattung auftreten können Fehlverhalten sind sie der Schlüssel zum Geschäftserfolg. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Mitarbeiter in das Unternehmenswachstum investiert werden, wenn sie sich unwohl dabei fühlen, ihre Fragen oder Bedenken zu stellen.

Schaffen Sie Transparenz rund um den Meldeprozess.

Für viele Mitarbeiter kann es entmutigend sein, Vorgesetzten und Kollegen auf höheren Ebenen einen Vorfall oder eine schwierige Situation zu melden. Organisatorische Transparenz darüber, wie der Melde- und Untersuchungsprozess funktioniert, sowie die Arten von Informationen, die die Organisation nach Abschluss der Untersuchung bereitstellen wird, hilft den Mitarbeitern, eine fundierte Entscheidung zur Meldung zu treffen.

Überprüfen Sie insbesondere den Prozess in Inklusionsschulungen und in Wiederholungsschulungen in der gesamten Organisation – und beschreiben Sie ausführlich, was passiert, wenn Anträge gestellt werden, den erwarteten Zeitrahmen für Maßnahmen und was als strafbares Verbrechen eingestuft wird. Stellen Sie außerdem sicher, dass diese Informationen auf allen meldenden Websites verfügbar sind. Dieses Maß an Transparenz zeigt den Mitarbeitern, dass Organisationen interne Berichtsprotokolle ernst nehmen und dass es ein effektives, authentisches System gibt.

Demonstrieren Sie den Erfolg des Berichtsprogramms in Aktion.

Es reicht nicht aus, nur ein Berichtsprogramm zu haben. Führende Organisationen bauen eine Compliance-Kultur auf, die stärker ist als die SEC-Berichterstattung. Dies wird erreicht, indem der Erfolg des Programms nachgewiesen wird, sei es nach den versprochenen Maßnahmen oder auf einer höheren Ebene, indem gezeigt wird, wie ein starkes Compliance-Programm zu besseren Geschäftsergebnissen geführt hat.

Wenn sich Mitarbeiter gehört, verstanden und geschätzt fühlen, zeigen sie mehr Stolz auf ihre Arbeit und bieten der Organisation mehr Wert. Darüber hinaus hängt ein erfolgreiches Geschäft von einem gesunden Compliance-Programm ab – und umgekehrt. Keiner kann unabhängig vom anderen sein.

Erfolgreiche interne Berichtsprogramme sollten gründlich, authentisch und konsistent sein. Dies wird durch effektives Führungstraining, Systemtransparenz und vor allem Handeln erreicht. Durch die Pflege einer Sprachkultur, die die interne Berichterstattung fördert, werden die Mitarbeiter erkennen, dass ein gesunder Arbeitsplatz für das Unternehmen von größter Bedeutung ist, und dies ist die Grundlage für ein starkes Unternehmen.

Die hier von Inc.com-Kolumnisten geäußerten Meinungen sind ihre, nicht die von Inc.com.

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